เพราะเดี๋ยวนี้กิจกรรมที่คุณจำเป็นต้องทำในแต่ละวันอาจดูจะมากกว่าที่จะบีบอัดลงไปในตารางการทำงาน 24 ชั่วโมงได้ ดังนั้นจึงไม่แปลก ถ้าบางครั้งคุณอาจจะต้องยอมพลาดกิจกรรมบางอย่างที่สำคัญ เพื่อกิจกรรมที่สำคัญกว่า แต่เหตุการณ์นี้น่าจะเกิดขึ้นน้อยลง หากคุณสามารถบริหารจัดการเวลาที่มีอย่างจำกัดของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น…

วิธีบริหารเวลา - 01

1. จัดลำดับและวางแผนงานให้ดี และทำตามแผนให้ได้

กิจกรรมในแต่ละวันของคุณควรถูกจัดแบ่งเป็นกลุ่มๆ ตามความเร่งด่วนและความสำคัญ พร้อมระบุเวลาในการทำแต่ละกิจกรรมให้ชัดเจน เพื่อป้องกันการใช้เวลาอย่างฟุ่มเฟือย ซึ่งเราขอแนะนำให้คุณ “ทำตาราง” ของคุณ สำหรับทำกิจกรรมต่างๆ ตามลำดับ ดังนี้ งานที่สำคัญและเร่งด่วน งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน งานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และงานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน สิ่งสำคัญที่สุดก็คือ คุณต้องทำตามแผนที่วางไว้ตามตารางเวลานี้ให้ได้

บริหารเวลา - 2

2. เผื่อเวลาสำหรับงานด่วนที่แทรกเข้ามา

แน่นอนว่าในแต่ละวันอาจมี งานเข้า (งานด่วน) ที่ไม่คาดคิดแทรกเข้ามาให้คุณต้องปวดหัว จนอาจทำให้การจัดสรรเวลาในตารางชีวิตของคุณให้แน่นเอี๊ยดเข้าไปอี๊ก! จนเรียกได้ว่าไม่สามารถขยับได้ทีเดียว ดังนั้น เพื่อเป็นการป้องกันเหตุการณ์นี้ คุณจึงควรสำรองเวลาไว้ประมาณ 1-2 ชั่วโมงต่อวัน สำหรับงานด่วนที่อาจจะมีแทรกเข้ามาแบบนี้

บริหารเวลา - 03

3. ลดเวลาในการทำกิจกรรมที่ไม่จำเป็น

หนุ่มบางคนใช้เวลาไปกับกิจกรรมบางอย่างมากเกินจำเป็นโดยที่ไม่รู้ตัว เช่น การเล่นโซเชียลเน็ตเวิร์กต่างๆ มากเกินไป หรือการใช้เวลาในการเลือกซื้อของที่มากเกินไป เป็นต้น การลดเวลาในการทำกิจกรรมที่ไม่จำเป็นเหล่านี้จะทำให้คุณมีเวลาเหลือมากขึ้น เพื่อสำรองไว้สำหรับกิจกรรมอื่นๆ ที่จำเป็นหรือสำคัญมากกว่า

บริหารเวลา - 3

 4. ทบทวนการทำกิจกรรมต่อไปอยู่เสมอ

การหมั่นตรวจสอบตารางเวลาในแต่ละวันอยู่ตลอดจะทำให้คุณสามารถเตรียมตัว และบริหารจัดการตัวเองเพื่อกิจกรรมนั้นได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งบางครั้งคุณอาจต้องปรับเปลี่ยนตารางเวลาที่กำหนดไว้แล้วบ้างตามความเหมาะสม เช่น หากคุณต้องไปติดต่อกับลูกค้าที่ย่านสีลมในช่วงบ่ายแก่ๆ วันนี้อยู่แล้วล่ะก็ เลื่อนเวลานัดมื้อเย็นกับแฟนให้เร็วขึ้นอีกนิด ที่ร้านอาหารดีๆ แถวสีลมไปเลยดีกว่าไหม?

วิธีบริหารเวลา - 05

5. รู้จักใช้เศษเวลาระหว่างวัน

ภายหลังการจัดวางกิจกรรมหลักๆ ลงในตารางเวลาของคุณแล้ว บ่อยครั้งที่จะมีเศษของเวลาเกิดขึ้น คุณอาจจะมีเวลาว่าง 20-30 นาที ระหว่างรอพบลูกค้าที่นัดไว้รายต่อไป หรือวันนั้นรถไม่ติด ทำให้มีเวลาเหลือ 20 นาที จากเวลาในการเดินทางที่ตั้งไว้ตามตาราง การใช้ประโยชน์จากเศษของเวลาที่เกิดขึ้นนี้เป็นสิ่งที่ดี คุณอาจมีหนังสือที่คุณชอบสักเล่มติดตัวไว้ โหลดเพลงที่คุณชอบเก็บไว้ในสมาร์ตโฟน สำหรับใช้ในเวลาว่างแบบนี้ หรืออาจทบทวนและปรับเปลี่ยนตารางกิจกรรมของคุณอีกครั้งเพื่อความแน่ใจ

Back to the office

6. อย่าผัดวันประกันพรุ่ง

หากคุณไม่สามารถทำกิจกรรมได้ตามเวลาที่กำหนดไว้ ไม่ว่าจะดเหตุผลใจก็ตาม คุณควรบริหารเวลาเพื่อให้สามารถทำกิจกรรมนั้นให้เสร็จสิ้นในวันนั้นให้ได้ แต่ถ้าไม่สามารถบริหารเวลาให้กิจกรรมนั้นสำเร็จได้จริง ควรกำหนดให้ได้ว่าจะทำให้เสร็จในวันใดอย่างชัดเจน ไม่ใช่เลื่อนไปแบบไม่มีกำหนดระยะเวลา เพราะการปัดงานของวันนี้ออกไปย่อมส่งผลให้ตารางเวลาของคุณในวันต่อๆ ไปแน่นมากขึ้นเรื่อยๆ และทำให้เกิดวงจรของการผัดผ่อนแบบนี้ต่อไปเรื่อยๆ เช่นกัน

Businessmen working together in office

7. รู้จักปฏิเสธ

หลายครั้งที่ความล้มเหลวในการบริหารจัดการเวลาให้ลงตัวได้นั้นเกิดจาก “การไม่รู้จักปฏิเสธ” ของคุณ คุณจึงมี “งานด่วน” แทรกเข้ามาตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นงาน “ด่วนแท้” หรือ “ด่วนเทียม” ก็ตามแต่ การฝึกทักษะในการปฏิเสธอย่างนุ่มนวลเป็นสิ่งจำเป็นที่จะทำให้คุณไม่ต้องมานั่งปวดหัวภายหลังจากการตบปากรับคำมาแบบไม่เต็มใจ “…ช่วงนี้ไม่ได้จริงๆ ครับพี่ ขอเป็นอีกสองวันได้ไหมครับ” “ผมอยากทำให้ทันนะครับ แต่พอดีตอนนี้มีงานด่วนรออยู่เยอะมากจริงๆ ต้องขอโทษด้วยนะครับ…”

เจ็บสีข้างเวลาวิ่ง - 8

 8. เลือกทำงานสำคัญๆ ในช่วงเวลาที่คุณทำงานได้ดีที่สุด

ต้องยอมรับว่าในแต่ละช่วงเวลาระหว่างวัน คุณจะมีความพร้อมสำหรับการทำงานหรือกิจกรรมสำคัญๆ ไม่เท่ากัน และสำหรับกิจกรรมที่สำคัญๆ คุณคงคาดหวังให้มีความผิดพลาดเกิดขึ้นน้อยที่สุด ดังนั้นควรหาช่วงเวลาที่ตัวคุณเองทำงานได้ดีที่สุด ซึ่งอาจเป็นช่วงเช้าหลังตื่นนอน ช่วงสายๆ หลังจิบกาแฟร้อนๆ ช่วงบ่ายแก่ๆ ขณะจิบชายามบ่าย หรืออาจจะเป็นช่วงเวลา 2-3 ชั่วโมงก่อนที่จะนอน และใช้เวลานั้นไปกับการทำงานที่สำคัญๆ

วิธีบริหารเวลา - 9

 9. หาเวลาดูแลตัวเองและคนใกล้ชิด

หนุ่มๆ ที่ได้ชื่อว่าสามารถบริหารจัดการเวลาได้ดี นอกเหนือจากประสบความสำเร็จในการทำงานอย่างโดดเด่นแล้ว ยังต้องสามารถจัดสรรเวลาในการดูแลสุขภาพของตัวเอง รวมไปถึงดูแลคนใกล้ชิดได้อย่างเหมาะสมด้วย ทั้งสุขภาพกายและสุขภาพจิต การออกกำลังกายและพักผ่อนอย่างเพียงพอ รับประทานอาหารที่มีประโยชน์ หาเวลาทำกิจกรรมดีๆ พร้อมกับครอบครัว หากิจกรรมผ่อนคลายให้กับตัวเอง เข้าสปา หรือกิจกรรมท้าทายอื่นๆ ที่คุณชื่นชอบ น่าจะทำให้คุณภาพชีวิตคุณดีขึ้น มากกว่าความภูมิใจที่เกิดจากความสำเร็จในการทำงานเพียงอย่างเดียว

วิธีบริหารเวลา - 010

 10. ประเมินการใช้เวลาของตัวเอง

หลังจากได้ลองปรับเปลี่ยนการบริหารเวลาตามที่กล่าวมาทั้งหมดแล้วนั้น ควรมีการประเมิน เพื่อทบทวนการใช้เวลาของตัวคุณเองเป็นช่วงๆ และปรับเปลี่ยนรูปแบบการบริหารเวลาตามความเหมาะสมให้เข้ากับวิถีชีวิตของคุณมากที่สุดอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง เรามั่นใจว่าคุณจะได้ตารางเวลาที่ลงตัวสำหรับตัวเอง (โดยสามารถยืดหยุ่นได้ตามสถานการณ์) ภายในระยะเวลา 3 เดือนครับ

“เวลา” เป็นสิ่งมีค่าที่ทุกคนมีอยู่อย่างเท่าเทียมกัน การบริหารเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดเพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างสูงสุด และมีคุณภาพชีวิตที่ดีควบคู่กันไปด้วยนั้นเป็นสิ่งที่ทุกคนต้องการ การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ก็ไม่ได้เป็นเรื่องยากเท่าไรนัก เริ่มต้นตั้งแต่วันนี้ดีกว่านะครับ

 

เรื่อง นพ.ธิติพันธ์ ธานีรัตน์

ติดตาม Men’sHealth Thailand ได้ที่นี่ …
Website : http://www.mhthailand.com/
Instagram : https://www.instagram.com/mhthailand/
Facebook : https://www.facebook.com/MensHealthThai/
Youtube : https://www.youtube.com/user/Menshealththailand/